您是一位经验丰富的行政专业人士，正在寻找一个新的激动人心的挑战吗？
您对高端房地产管理充满热情吗？抓住机会，加入蒙特利尔市中心一家著名的顶级房地产所有者，因其管理标志性建筑而闻名！
我们的客户正在寻找一位充满活力和多才多艺的双语行政助理，立即上岗。
这个角色的独特之处：
这个关键职位非常适合那些在严格的行政管理方面表现出色，并提供卓越客户服务的人。对大量账单处理（供应商账目和租户账单）有很强的能力是成功的关键。
加入一个在专业和激励环境中重视卓越的团队！
福利
• 永久职位，每周35小时（9点到17点，但灵活）
• 提供室内停车位
• 周一至周四在办公室工作，周五远程工作
• 夏季半天或全天（通过在1或2周内每天多工作30分钟累积）
• 竞争力薪资
• 三周假期
• 公司承担80%的保险计划
职责
员工负责执行与办公大楼日常管理相关的行政任务，例如：
• 协助房地产经理的行政工作
• 租户服务——一般职责
• 通过电话、电子邮件或Angus平台回应租户的服务请求
• 确保请求、任务和服务正确分配给相关人员
• 跟进内部团队（清洁、维修、安全人员）并确保工作单的关闭，包括为账单准备。
• 根据运营需要撰写、制作和发送通知给租户
• 与安全团队合作，管理大楼的门禁卡系统
• 向新租户传递租户手册并协调他们的入驻
• 更新大楼公共区域展示的数字和印刷材料。
• 采购订单（PO）和合同：
• 维护大楼合同的摘要
• 创建、发送和跟踪所有采购订单（PO）
• 发票 - 供应商账目：
• 管理所有发票的接收
• 将进入的发票与现有的采购订单进行匹配
• 在AVID中下载和处理所有发票
• 将补充文件添加到发票和采购订单中（时间表、报价、批准等）
• 确保发票在两周内处理并发送到总部
• 向租户账单：
• 发送、接收和处理租户批准的报价。
• 汇总所有账单的支持文件，并确保请求转交给房地产经理
• 完成后，将最终文档（报价、采购订单和发票）转交给会计部门
• 一般办公室任务：
• 协调办公设备（打卡机、打印机等）和任何文具订单
• 执行小额现金和费用报告；在转交给房地产会计之前提交给房地产经理进行最终确认
• 更新租户和供应商的联系信息
• 撰写、审查和格式化各种文件：信件、通知、报告、程序
• 管理电话、电子邮件和内部请求
• 更新文件、档案、联系人列表和行政文件
• 根据需要准备报告、表格、统计数据或演示文稿
• 参与文档管理和归档
• 保险
• 与供应商和总部合作，确保保险证明符合要求
资格
• 必须精通双语，书面和口头沟通能力强，因为候选人需要与来自美国、欧洲及其他地区的客户沟通；
• 拥有大专文凭（DEC - 行政管理）或职业教育文凭（DEP - 秘书）并具备两（2）年相关经验；
• 熟悉Microsoft Windows操作系统和Office软件，包括Word和Excel；
• 熟悉Adobe（用于管理PDF）；
• 熟悉Angus软件者优先。
• 熟悉Avid软件者优先。
• 对计算机系统非常熟悉
• 出色的书面和口头沟通能力。
• 强烈的客户服务意识。
• 能够同时处理多个请求并设定优先级。
• 严谨、组织能力强、自主性强并关注细节。
• 专业态度、保密性和可靠性。
• 能够团队合作，并与不同利益相关者协作。
总结
这个职位吸引您吗？
随时通过电子邮件发送您的简历至 dorine.sportouch@randstad.ca。
如果您认识对行政支持职位感兴趣的人，请随时向他们提供我们的联系方式。我们很乐意提供帮助！
要获取有关此职位及当前可用的所有其他职位的更多信息，请访问 www.randstad.ca。
我们期待着您的简历！
所有收到的简历将被平等审查。
只有被选中的候选人将被联系。
Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3
Randstad Canada致力于促进代表加拿大全部人群的劳动力。因此，我们承诺制定和实施策略，以促进我们所有业务领域的公平、多样性和包容性，审查我们的政策、实践和内部系统，贯穿我们劳动力生命周期的各个阶段，包括招聘、留任和晋升。除了我们对人权原则的深刻承诺外，我们还承诺采取一切积极措施，以影响变革，确保每个人都能无障碍地参与劳动市场，尤其是对于那些在加拿大全国劳动力中通常被低估的公平群体，包括自我认同为女性或非二元/不符合性别的人、土著人民和社区、残障人士（可见或不可见）、可见少数群体、种族化人士和LGBTQ2+社区。
Randstad Canada致力于为所有求职者和员工创造和维护包容和可及的工作环境，支持他们在整个就业生命周期中的可及性和适应需求。我们要求所有求职者通过发送电子邮件至 accessibilite@randstad.ca 来识别他们的适应需求，以确保他们能够充分参与面试过程。 
