初级管理助理执行一般行政和/或管理职能，工作任务轮换。该职位的基本职能包括：在运营、预算、合同/资助开发和/或办公室管理/支持服务领域执行行政和/或管理职能；协助准备财务报告；协助开发、管理和实施竞争性招标流程；管理办公室并协调文书和技术支持活动；准备议程项目，参加部门会议和/或进行演示；收集、汇编和分析数据，并准备报告；协助制定和建议对规则、法规、政策和程序的更改；协助分析项目、提案和计划。此职位可能监督和评估文书和技术支持人员。
当前城市政策允许混合工作时间表。员工每周必须在现场工作几天，并可以安排在其他日子远程工作。
初级管理助理职位及工作职责
1. 通过计划、协调、监督和/或评估指定员工的活动，在运营、预算、合同/资助开发和/或办公室管理/支持服务领域执行行政和/或管理职能，以实现部门目标。
2. 通过监控支出和在组织目标和预测范围内维护预算，协助准备财务报告；对账目进行核对，进行财务分析，收集信息，并准备报告，以确保符合城市和部门的政策、规则和法规。
3. 通过识别需求、建立合同关系、准备提案请求、与合规官员协商以监控合同和/或协议、审查和修改承包商/供应商准备的合同文件以验证规格是否符合部门要求，协助开发、管理和实施竞争性招标流程。
4. 通过分配和评估各种文书/行政职能，如数据处理、库存控制、分发或复制报告、执行人事、采购和账单功能、发票、报表、协调建筑安全和维护以及设施管理，管理办公室并协调文书和技术支持活动。
5. 准备议程项目，参加部门会议，和/或在各种类型的商务会议上进行演示，包括委员会会议、跨机构会议或合同谈判会议。可能协助安排其中一些会议。
6. 通过分配和审查工作任务、辅导和协助绩效评估、协调职责以确保遵循程序、政策和法规，可能监督和评估文书和技术支持人员。
7. 使用数据库程序、电子表格、各种文字处理应用程序和统计技术收集、汇编、分析数据并准备报告，以进行调查、需求评估、评估报告、汇编和分析统计数据、进行网页研究，并为项目评估准备报告。
8. 通过提出和审查条款并评估拟议法规、法律等对特定或一般人事、预算和其他管理或行政职能的影响，协助制定和建议对规则、法规、政策和程序的更改。
9. 通过手动和/或电子方式研究和审查相关信息、审查文件、采访专家、阅读摘要、优先排序任务和指南，以便准确传达信息给部门主管，协助分析项目、提案和计划。
