纽约市雇员退休系统（NYCERS）正在寻找一位经验丰富、可靠且注重细节的高级行政助理，为执行董事、幕僚长和首席运营官提供高级行政支持。该角色是NYCERS高管、董事会、内部员工、NYCERS成员、公众成员和其他外部利益相关者之间的关键联络点。
理想的候选人应具备高度的组织能力、自我激励、谨慎，并能够在快节奏的环境中预测高管和组织的需求。该职位还负责领导和监督行政运营中的行政人员，确保高效的工作流程、高质量的工作产品以及对高管团队的一致行政支持。
主要职责
- 为执行董事、幕僚长、首席运营官以及其他高管团队成员提供高级行政支持。
- 作为高管与NYCERS董事会、内部员工、成员和外部利益相关者之间的主要联络人。
- 支持董事会会议，包括管理受托人门户；准备、校对和上传议程和材料；安排速记员；并根据指示协调相关后勤。
- 协助准备信件、备忘录、报告和演示文稿，以供董事会、委员会和高管审阅。
- 协调和安排高管会议；根据需要准备材料并提供后勤支持。
- 记录会议纪要；收集、编辑并最终确定他人准备的会议纪要；跟踪行动项目；并在适当时独立跟进。
- 管理会议、培训和特殊活动的后勤，包括旅行安排和住宿。
- 为受托人和高管开发、分发和跟踪调查和培训注册。
- 维护高管团队记录、文件和报告的有序电子归档系统。
- 为董事会、投资和其他NYCERS会议订购用品和餐点；核对相关采购。
- 管理采购卡；与持卡人核对支出；并准备发票以供批准。
- 打开、审阅、分析和分发收到的信件。
- 回答并转接给执行董事的询问；适当转接电话；记录留言；并迎接预约访客。
- 监督、指导和领导行政运营中的行政人员，包括分配工作、设定优先级、审查工作产品、提供指导和反馈，并支持员工发展以确保高质量的高管行政支持。
- 参与行政人员的招聘、入职、培训和绩效评估。
- 根据需要执行一般高管行政支持职责。
保密策略规划师 - 54736
最低资格
资格
- 具备为高级管理人员提供高级行政支持的经验。
- 优秀的组织能力，注重细节，能够管理多个优先事项。
- 出色的书面和口头沟通能力。
- 证明能够以谨慎、保密和专业的方式处理敏感信息。
- 熟练使用完整的Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）。
- 能够预测业务需求、简化流程，并在最少监督下独立工作。
- 专业的举止、强烈的道德判断力和对公共服务的承诺。
优先技能
- 至少四（4）年担任执行行政助理、高级执行助理或类似角色的经验。
- 高级熟练使用Microsoft Office应用程序，包括Outlook、Excel、Word和PowerPoint。
- 具备SharePoint和Microsoft Teams的工作知识。
- 能够按优先级组织日常工作量，并在快节奏、动态环境中在最少监督下按时完成任务。
- 积极解决问题的方法，具备强大的决策能力。
- 优秀的组织、项目管理和解决问题的能力，具备出色的多任务处理能力。
- 出色的人际交往、口头和书面沟通能力。
- 能够学习和适应特定机构的软件应用程序。
- 拥有学士学位更佳。
公共服务贷款宽免
作为纽约市的潜在雇员，您可能有资格获得联邦贷款宽免计划和州还款援助计划。有关更多信息，请访问美国教育部网站https://studentaid.gov/pslf/。
居住要求
纽约市通常要求在任命后90天内居住。然而，某些职位的市雇员如果连续为市政府工作2年，也可能有资格居住在拿骚、苏福克、普特南、威彻斯特、罗克兰或奥兰治县。要确定居住要求是否适用于您，请在面试时与机构代表讨论。
附加信息
纽约市是一个包容的平等机会雇主，致力于招聘和留住多元化的员工队伍，并提供一个不受任何法律保护状态或特征（包括但不限于个人的性别、种族、肤色、民族、年龄、宗教、残疾、性取向、退伍军人身份、性别认同或怀孕）歧视和骚扰的工作环境。
